1. Wie wij zijn
Estimo is een handelsnaam van JVBPORTAL B.V., gevestigd in Tilburg, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 83961879.
- Adres: Antoon van Rijenplein 1, 5021 AR Tilburg
- E-mail voor privacyvragen: hallo@estimo.nl
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in dit beleid staan, tenzij er bij een onderdeel iets anders staat.
2. Voor wie dit beleid geldt
- Kopers: iedereen die bij ons een woning doorrekent, een dossier bijhoudt, met Timo praat, een opdracht geeft of een abonnement neemt.
- Hypotheekadviseurs en makelaars die via hun portaal met ons werken.
- Taxateurs en bouwkundig keurders (vakpartners) en de bureaus waarvoor zij werken.
- Partners die via ons hun diensten aanbieden, en datapartners.
- Zakelijke contactpersonen van kantoren waarmee wij (nog) geen klantrelatie hebben.
- Bezoekers van onze website.
3. Wat Estimo doet
Je rekent bij ons een woning door en krijgt een indicatie van de waarde en een biedadvies. Wil je verder, dan houd je een dossier bij, praat je met Timo (onze AI-assistent), en kun je je hypotheekadviseur, je makelaar, een taxateur of een bouwkundig keurder erbij halen.
Een waarde van ons is geen taxatie. Het is een berekening op basis van vergelijkbare woningen. Een taxatie is het oordeel van een erkend taxateur; die kun je via ons aanvragen.
4. Wie waarvoor verantwoordelijk is
| Wie | Rol voor de AVG |
|---|---|
| Estimo | Verwerkingsverantwoordelijke voor het platform: je dossier, het gesprek met Timo, je opdrachten, betalingen en facturen, en de gegevens van zakelijke gebruikers. |
| Je adviseur of makelaar | Ziet wat jij met hem deelt. Voor wat hij daarmee in zijn eigen dienstverlening doet, is hij zelf verantwoordelijk. |
| Taxateur, keurder of leverancier | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die hij voor jouw opdracht en zijn rapport verwerkt. |
| Het NWWI | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de taxatieaanvraag en het rapport dat het valideert (zie site.nwwi.nl/privacy). |
| Mollie | Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de betaling. |
| Onze leveranciers (§9) | Verwerker: zij verwerken gegevens in onze opdracht. |
Een taxateur, keurder of leverancier die jouw opdracht aanneemt, krijgt van ons de gegevens die hij voor die opdracht nodig heeft. Hij is daarvoor zelf verantwoordelijk, onder de regels van zijn beroep. Wij spreken met hem af dat hij ze alleen voor jouw opdracht gebruikt.
5. Welke gegevens wij verwerken, en waarom
5.1 Kopers
Doorrekenen zonder account. Het adres van de woning en de kenmerken die je invult. Daar hoef je geen account voor te hebben en wij bewaren dan geen naam of contactgegevens.
Je dossier. Je naam, je e-mailadres en — als je die geeft — je telefoonnummer. De woningen die je volgt, de berekeningen, je bod en de biedingstermijn als je die doorgeeft, en wat je met Timo bespreekt.
Je financiële ruimte. Wat je kunt lenen en wat je inbrengt, zoals je het zelf noemt. Bedragen die een adviseur heeft bevestigd, staan als bevestigd in je dossier. Wij vragen nooit om je burgerservicenummer, je loonstrook of je bankafschriften.
Een opdracht. Voor een taxatie: je naam, adres en contactgegevens en die van eventuele medeaanvragers, zoals het NWWI ze vraagt; het adres van de woning; de stukken die je aanlevert; de afspraak.
Documenten die je laat lezen. Een koopovereenkomst, een vragenlijst, een lijst van zaken of stukken van de VvE. Hierin kunnen gegevens van anderen staan (de verkoper) en soms gegevens over gezondheid. Daarom vragen wij je hier apart en uitdrukkelijk toestemming voor, per document. Het document zelf bewaren wij niet — alleen de uitleg die je terugkrijgt, en alleen als je die bewaart. Het document staat enkele seconden in onze opslag om gelezen te worden en wordt direct daarna gewist.
Je eigen foto's van een bezichtiging. Zie §6.3.
De makelaar in je broekzak. De betaalde gereedschappen in je dossier, los of met de Zoektochtpas. Wat elk ervan verwerkt, staat in §6.4. Kort: wat je zelf vastlegt bij een woning (afgevinkte punten, notities, metingen), de uitslag van wat we voor je lazen, en welke gereedschappen je kocht en gebruikte.
Een schermafdruk van een advertentie. Begin je op de startpagina met een schermafdruk, dan leest ons AI-model (zie §6) alleen het adres en de vraagprijs eraf; met dat adres rekenen wij de woning door zoals bij een getypt adres. De afbeelding zelf bewaren wij niet, en je telefoon haalt de locatiegegevens eraf voordat hij wordt verstuurd.
Wat je doet in de app. Welke pagina's je opent en welke stappen je zet. Wij leiden daaruit af in welke fase van je zoektocht je zit. Dat bepaalt wat Timo je voorstelt en of je als mogelijke klant zichtbaar bent voor een vakpartner — zie §8.
Het zoekabonnement. Je naam, je mobiele nummer en je zoekprofiel (plaats, straal, prijsklasse, soort woning, oppervlak, slaapkamers).
WhatsApp. Praat je via WhatsApp met Timo, dan verwerken wij je telefoonnummer en de inhoud van elk bericht, ook foto's die je stuurt.
Betalingen. Bedrag, kenmerk en factuurgegevens. Je betaalgegevens (kaartnummer, rekeningnummer) gaan rechtstreeks naar Mollie; wij zien ze niet.
5.2 Adviseurs en makelaars
Naam, kantoor, functie, zakelijke contactgegevens, accountgegevens, welke klanten aan je gekoppeld zijn en wat je in het portaal doet. Voor de facturatie van je kantoor: bedrijfsgegevens, KvK- en btw-nummer, en de SEPA-machtiging (die loopt via Mollie). Voor het inplannen van kennismakingen: je beschikbaarheid, als je die opgeeft.
Bevestig je als hypotheekadviseur het maximum van een klant en sta je toe dat hij dat laat zien, dan staan je naam, je kantoor en je AFM-vergunningnummer op de biedklaar-verklaring die hij maakt (§9.3). Een bedrag staat er niet op.
5.3 Taxateurs, keurders en hun bureaus
Naam, bureau, contactgegevens, werkgebied, NWWI-aansluitnummer en kantoorcode, tarief, de opdrachten die je aanneemt en hoe snel je ze afrondt. Van het bureau: bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer en het rekeningnummer voor de uitbetaling. Als je kiest voor uitwerken bij Estimo: je getekende instructie, met datum en versie.
5.4 Partners en datapartners
Bedrijfs- en contactgegevens, accountgegevens, en de kennismakingen en exclusieve regio's die je afneemt.
5.5 Zakelijke contactpersonen van kantoren
Wij houden een lijst bij van makelaars- en adviseurskantoren, met de namen en zakelijke contactgegevens van mensen die daar werken, om hen te benaderen voor een samenwerking en om een aanmelding te kunnen controleren. Die gegevens krijgen wij niet altijd van jou zelf:
- de ledenlijst van Vastgoed Nederland (waarvan wij lid zijn): de naam van het kantoor en de namen van de makelaars — geen persoonlijk e-mailadres;
- het openbare register van de AFM;
- het Handelsregister van de KvK;
- wat je zelf aan ons geeft, of wat je kantoor ons geeft.
Een uitnodiging van ons gaat naar het algemene adres van het kantoor. Je kunt altijd bezwaar maken; dan halen wij je uit de lijst. Zie §11.
Kregen wij je gegevens niet van jou zelf, dan vertellen wij dat in ons eerste bericht aan je kantoor: waar wij ze vandaan hebben, en dat je bezwaar kunt maken. Hoe wij met de ledenlijst van Vastgoed Nederland omgaan, lees je op estimo.nl/privacy/makelaars.
5.6 Websitebezoekers
Ons hostingplatform verwerkt je ip-adres en technische gegevens (browser, apparaat) om de site te laten werken. Die toegangsgegevens bewaart de hosting kort, voor beveiliging en het oplossen van storingen. Daarnaast houden wij per ip-adres bij hoe vaak er onder meer wordt ingelogd, een woning wordt doorgerekend of een schermafdruk wordt gelezen, om misbruik tegen te gaan. Die tellers bewaren wij zeven dagen.
Op de pagina's voor professionals staat een voorbeeld met een plaats in jouw regio. Die plaats leidt ons hostingplatform af uit je ip-adres; wij gebruiken hem alleen om dat voorbeeld in te vullen en bewaren hem niet.
6. Timo, Esmee en de AI-leverancier
6.1 Timo en Esmee
Timo is een AI-assistent die werkt met een taalmodel. Wat je in het gesprek typt, gaat naar de leverancier van dat model (Anthropic, Verenigde Staten) om er een antwoord op te maken.
Drie dingen die wij daarbij niet doen:
- Je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer gaan niet mee naar het model.
- Bedragen over je financiering gaan alleen mee als een adviseur ze heeft bevestigd.
- Medewerkers van ons kunnen je gesprek met Timo niet openen. Geen enkele beheerrol geeft daar toegang toe.
Wij lezen gesprekken zonder namen om fouten op te sporen en de dienst te verbeteren. Dat doen twee programma's van ons, niet een medewerker:
- Het eerste zoekt elke nacht naar plekken waar Timo of Esmee vastliep, bijvoorbeeld een antwoord met een excuus of een stap die mislukte. Het leest alleen wat Timo en Esmee zelf antwoordden, niet wat jij schreef, en werkt zonder taalmodel.
- Het tweede is een AI-agent die voor onze directie elke week een overzicht maakt van wat er goed en fout ging. Het krijgt het hele gesprek, met een nummer in plaats van je naam en zonder je e-mailadres, telefoonnummer, rekeningnummer en postcode. Wat je zelf in een zin noemt, zoals een adres, kan er nog in staan. Het gesprek gaat daarvoor naar dezelfde leverancier van het taalmodel.
Wat zo'n programma opschrijft, een werkbon of het weekoverzicht, lezen alleen wij. Er kan een korte zin uit het gesprek als voorbeeld in staan. Is het probleem uit een werkbon opgelost, dan halen wij die voorbeelden weg en bewaren wij alleen de kern: wat er misging, hoe vaak en waardoor. Het weekoverzicht bewaren wij 12 maanden (zie §11). Je kunt bezwaar maken tegen dit gebruik van je gesprek (§14).
Eén uitzondering bepaal je zelf. Zet je in je dossier Laat Estimo meekijken aan, bijvoorbeeld omdat je ons om hulp vraagt, dan kan een medewerker van onze directie of support je dossier bekijken zoals jij het ziet, ook je gesprek met Timo. Alleen bekijken: wijzigen of iets namens jou doen kan diegene niet. Het gaat na 24 uur vanzelf uit, je kunt het eerder uitzetten, en elke keer dat iemand van ons meekijkt, staat met datum en tijd in je logboek.
Wel gaan mee: de naam van je adviseur als die gekoppeld is, en de woningen in je dossier met hun adres.
Wat je invoert, gebruikt de leverancier van het taalmodel niet om modellen te trainen. Dat staat in de zakelijke voorwaarden die voor ons gelden.
Esmee is dezelfde techniek, voor adviseurs en vakpartners, op de dossiers waar zij bij horen. Wat Esmee meekrijgt, is begrensd tot wat die gebruiker zelf mag zien.
6.2 Geen besluiten zonder mens
Timo en ons rekenmodel geven inschattingen en voorstellen. Er worden geen besluiten over je genomen die rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen zonder dat er een mens aan te pas komt (art. 22 AVG). Of je een bod doet, een hypotheek krijgt of een woning koopt, beslis jij, je adviseur, de verkoper en je geldverstrekker.
6.3 Je eigen foto's van een bezichtiging
Na een bezichtiging kun je je eigen foto's van een woning bij je dossier zetten, op de website of door ze naar Timo op WhatsApp te sturen, en ze laten lezen (tegen betaling). Voordat we iets bewaren of laten lezen, vragen we je toestemming met deze tekst:
- Je foto's worden bewaard bij je dossier, hoogstens een jaar, in een afgeschermde opslag in de EU (Supabase, Dublin). Daarna worden ze vanzelf verwijderd. Je kunt ze eerder zelf weggooien in je dossier.
- Pas nadat je hebt betaald gaan ze naar het taalmodel van Anthropic (VS), verkleind. Je naam, e-mailadres en telefoonnummer gaan niet mee. Wat terugkomt — per ruimte wat er te zien is, wat je kunt vragen en wat een keurder moet bekijken — bewaren we bij je dossier.
- Stuur je ze via WhatsApp, dan lopen ze eerst via Bird. Stuur je een foto zonder dat je al toestemming gaf, dan houden we hem hoogstens een dag vast en gooien we hem weg als je niet "akkoord" antwoordt.
- Wie ze ziet: jij. Een taxateur of keurder ziet ze niet. Een medewerker van ons alleen als zijn rol inzage in stukken geeft, en dan komt er een regel in het logboek van je dossier.
Grondslag: je toestemming voor het bewaren en laten lezen, en de uitvoering van de overeenkomst voor de betaalde dienst. Vraagt een bewoner of verkoper ons foto's van zijn woning te verwijderen, dan doen we dat.
6.4 De makelaar in je broekzak
Per gereedschap wat er gebeurt. Je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer gaan bij geen van alle mee naar een leverancier.
- Foto-triage. Je foto van een gebrek, een cv-ketel of een meterkast gaat verkleind naar het AI-model van Anthropic (VS). De foto bewaren wij niet. Wel bewaren we wat de triage zei: de soort foto, wat erop te zien was en in welk bakje het viel, zonder de foto en zonder vrije tekst. Daarmee meten we later of onze beoordeling klopte.
- Bezichtigingsmodus. Wat je per kamer vastlegt: afgevinkte punten, notities en metingen. Een notitie op de website spreek je in via de spraakherkenning van je eigen telefoon of browser; het geluid komt niet bij ons, alleen de tekst die je zelf bewaart. Stuur je via WhatsApp een spraakbericht, dan gaat het geluid via Bird naar ElevenLabs (VS) om het uit te schrijven. Wij bewaren alleen de uitgeschreven tekst, niet het geluid.
- Meters. Je telefoon vraagt per meter toestemming, op het moment dat je erop tikt: beweging voor de helling, het kompas voor de zon, de microfoon voor geluid. Naar ons gaan alleen getallen: graden, een windrichting, en van geluid alleen het niveau in decibel. Er wordt nooit iets opgenomen, en de microfoon gaat direct na de meting uit. Je locatie vragen we niet: de plek van de woning halen we uit de Basisregistratie.
- Plekrisico. Alleen de ligging van de woning gaat naar openbare bronnen: PDOK (het Kadaster en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed) en de Klimaateffectatlas. Over jou gaat er niets mee.
- Advertentie-lezer. Het adres van de woning gaat naar Kolibri om de advertentie op te halen: foto's, plattegrond, hoe lang hij te koop staat en of de vraagprijs veranderde. De foto's en de plattegrond van de makelaar gaan naar het AI-model van Anthropic (VS). Laat je een plattegrond lezen die je zelf uploadt, dan bewaren we die afbeelding niet, alleen de maten die eruit kwamen. De maten van je meubel worden niet bewaard.
- De koopakte-lezer met termijnwachter. Zet je de wachter aan, dan bewaren we van je koopovereenkomst alleen de termijnen: soort, datum en artikel. Het stuk zelf niet.
- Samen beslissen. Wie je met een deellink laat meedoen, geeft per kamer een oordeel: goed, twijfel of niet goed. Dat bewaren we bij de woning, met de link waarmee het gegeven is, zolang je dossier bestaat. Trek je de link in, dan telt dat oordeel niet meer mee. Wie meedoet ziet geen prijzen en kan niets kopen.
- Opleveringscheck en na de sleutel. De punten van je lijst van zaken en wat je per punt aantreft (er nog, weg, beschadigd); een pdf van de lijst lezen we en bewaren we niet. Foto's van je meterstanden en van typeplaatjes (cv-ketel, meterkast) bewaren we in je woningpaspoort, zeven jaar, zodat je ze bij een verkoop of een storing terugvindt; de foto gaat om te lezen naar het AI-model van Anthropic (VS). Geef je toestemming dat we je later vragen of je wilt verkopen, dan bewaren we die toestemming met de datum; je trekt hem in je dossier weer in.
- Meekijken. Een videogesprek met een adviseur van Estimo via Whereby (Noorwegen, EER). Het gesprek wordt niet opgenomen. Wij bewaren het moment, de adviseur en de kamernaam, zonder je naam erin.
- Aankopen. Welk gereedschap je kocht, voor welke woning, of je afzag van de bedenktijd en wanneer, en wat je onder de Zoektochtpas gebruikte. Dat laatste hebben we nodig om te berekenen wat je terugkrijgt als je de pas binnen veertien dagen herroept.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst. Voor de foto's van een bezichtiging die we bewaren geldt daarnaast je toestemming (§6.3).
7. Waarvoor wij gegevens gebruiken, en op welke grondslag
| Waarvoor | Grondslag (art. 6 AVG) |
|---|---|
| Woning doorrekenen, dossier, gesprek met Timo | uitvoering van de overeenkomst |
| Je adviseur of makelaar laten meekijken | uitvoering van de overeenkomst; jij kiest wie |
| Documenten laten lezen (met mogelijk gezondheidsgegevens) | uitdrukkelijke toestemming, per document |
| Bezichtigingsfoto's bewaren en laten lezen | toestemming |
| De gereedschappen van de makelaar in je broekzak (§6.4) | uitvoering van de overeenkomst |
| Opdrachten: taxatie, keuring, onderzoek, energielabel | uitvoering van de overeenkomst |
| Betalen en factureren | uitvoering van de overeenkomst; wettelijke plicht (bewaren) |
| WhatsApp met Timo, zoekabonnement | uitvoering van de overeenkomst; toestemming voor berichten via WhatsApp |
| Je fase afleiden en je als mogelijke klant tonen aan een vakpartner (zonder naam) | gerechtvaardigd belang; je kunt er bezwaar tegen maken (§14) |
| Je contactgegevens geven aan een adviseur, makelaar of partner | toestemming, per partij |
| Een biedklaar-verklaring maken die jij zelf deelt met de verkopende makelaar (§9.3) | uitvoering van de overeenkomst |
| Tellen hoeveel biedklaar-verklaringen een verkopend makelaarskantoor kreeg, zonder gegevens over jou (§9.3) | gerechtvaardigd belang; je kunt er bezwaar tegen maken (§14) |
| Zakelijke gebruikers: account, portaal, facturatie | uitvoering van de overeenkomst |
| Zakelijke contactpersonen benaderen | gerechtvaardigd belang |
| Beveiliging, misbruik tegengaan, logboek | gerechtvaardigd belang |
| Tellen hoeveel mensen welke pagina bekijken, zonder cookie (§13) | gerechtvaardigd belang; je kunt er bezwaar tegen maken (§14) |
| Gesprekken zonder namen lezen om fouten op te sporen en de dienst te verbeteren (§6.1) | gerechtvaardigd belang; je kunt er bezwaar tegen maken (§14) |
| Kwaliteitscontrole met het taxatierapport (§10) | gerechtvaardigd belang |
| Producten verbeteren met geanonimiseerde gegevens (§10) | gerechtvaardigd belang |
8. Vakpartners en leads
Wij verdienen ons geld niet aan jou maar aan de partijen die met je willen werken. Daarom dit hoofdstuk apart.
Uit wat je doet leiden wij een fase af (oriënteren, zoeken, bieden, kopen) en hoe actief je bent. Een adviseur, makelaar of partner in jouw regio kan zien dat er iemand is die in die fase zit, met de plaats erbij. Je naam, je e-mailadres en je telefoonnummer krijgt hij niet, tenzij jij die partij zelf kiest. Pas dan gaan je contactgegevens naar hem toe.
Vraag je zelf om een hypotheekadviseur, dan zeggen we je vooraf hoeveel adviseurs je naam en telefoonnummer kunnen krijgen (hoogstens vijf, en je kunt een lager aantal kiezen).
Vraag je ons een makelaarskantoor namens jou uit te nodigen, dan sturen wij het kantoor een bericht met jouw naam erin.
Je kunt in je dossier zien welke partijen toegang hebben en dat weer terugdraaien. Je kunt ook bezwaar maken tegen het afleiden van je fase; zie §11.
9. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen je gegevens niet.
9.1 Leveranciers die in onze opdracht verwerken (verwerkers)
| Partij | Waarvoor | Wat zij krijgen | Waar |
|---|---|---|---|
| Anthropic | de taalmodellen achter Timo en Esmee | zie §6 | VS |
| Supabase | database en bestandsopslag | alles wat wij bewaren | EU (Dublin) |
| Vercel | hosting en bezoekersstatistiek (§13) | al het verkeer naar de website | EU (Dublin); Amerikaans bedrijf, zie §9.4 |
| Resend | naam, e-mailadres en de tekst van het bericht | EU (Ierland); Amerikaans bedrijf, zie §9.4 | |
| Bird | WhatsApp-berichten | je telefoonnummer, de inhoud van elk bericht en foto's die je stuurt | zie §9.4 |
| Meta (WhatsApp) | het WhatsApp-netwerk zelf | je telefoonnummer en de berichten | VS |
| Google (Workspace) | e-mail en agenda van ons team | zakelijke e-mail en afspraken met kantoren en klanten die ons mailen | VS |
| ElevenLabs | telefoongesprekken van ons team met kantoren, en het uitschrijven van een spraakbericht dat je via WhatsApp in de bezichtigingsmodus stuurt | bij een gesprek: naam en nummer van de contactpersoon, en het gesprek; bij een spraakbericht alleen het geluid, zonder je naam of nummer | VS |
| Altum AI | woning- en marktgegevens | het adres van een woning | NL |
| Kolibri (Venum B.V.) | verkoopgegevens voor het makelaarsadvies, de advertentie voor de advertentie-lezer, en nieuw aanbod voor het zoekabonnement | het adres van een woning waarvoor je een makelaarsadvies vraagt of waarvan je de advertentie laat lezen. Je zoekprofiel gaat niet naar Kolibri: wij halen het nieuwe aanbod op en kiezen zelf wat bij jou past. | NL |
| Whereby (Video Communication Services AS) | kennismaken per video, en meekijken met een adviseur tijdens een bezichtiging | beeld, geluid en de naam van de kamer; niet opgenomen | EER (Noorwegen) |
Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten, of die loopt via hun voorwaarden.
Openbare bronnen. Voor de waardering en het plekrisico vragen wij openbare gegevens op bij PDOK (het Kadaster, de Basisregistratie Adressen en Gebouwen en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed), het CBS en de Klimaateffectatlas. Zij krijgen alleen een adres, de ligging van een woning of een gebiedscode, nooit gegevens over jou.
9.2 Partijen die zelf verantwoordelijk zijn
| Partij | Waarvoor | Wat zij krijgen |
|---|---|---|
| Mollie | betalingen | bedrag, kenmerk, en de betaalgegevens die je bij Mollie invult |
| Je notaris, als je via de notaris betaalt | de nota voor de afrekening | je naam, het adres van de woning, het bedrag en het kenmerk |
| Een incassobureau, als je een nota niet betaalt | het innen van de nota | je naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer, het bedrag, het kenmerk en de herinneringen |
| NWWI | taxatieaanvragen en validatie van het rapport | opdracht- en contactgegevens van de opdrachtgever(s), adres van de woning |
| De taxateur of keurder die je opdracht aanneemt | het uitvoeren van de opdracht | adres, contactgegevens, de woning, stukken die je aanlevert — zie §4 |
| Homekeur B.V. | energielabel, bouwkundige keuring, funderingsonderzoek | adres van de woning, je contactgegevens, de opdracht |
| Je adviseur, makelaar of een partner | als jij ze koppelt of kiest | wat in §8 en de korte voorwaarden staat |
| Overheidsinstanties | als de wet ons verplicht | wat de wet vraagt |
9.3 Wat vakpartners en de verkoopkant niet zien
Adviseurs, makelaars, taxateurs en keurders zien jouw dossier alleen als jij ze koppelt of als je een opdracht geeft. Vóór het aannemen ziet een taxateur alleen het gebied, het soort woning en hoe snel het moet. De makelaar van de verkoper ziet jou niet en ziet je bod niet. Een taxateur ziet je biedadvies en je bod niet — anders zou dat zijn oordeel kunnen beïnvloeden.
De biedklaar-verklaring. Heeft je adviseur je maximum bevestigd en vindt hij het goed, dan kun je per woning een biedklaar-verklaring maken: een PDF die je zelf bij je bod voegt. Daarop staan je naam zoals jij die invult, het adres van de woning, de naam, het kantoor en het AFM-vergunningnummer van je adviseur, de datum van zijn bevestiging, tot wanneer de verklaring geldt en een echtheidscode. Er staat geen bedrag op en geen bod: de makelaar van de verkoper ziet ook dan je maximum en je bod niet. Wij sturen de verklaring niet zelf naar de makelaar; dat doe jij, via WhatsApp, mail of upload. Wie de echtheidscode invult op estimo.nl/echt, ziet bij ons dezelfde gegevens als op de verklaring, en verder niets.
Bij elke verklaring noteren wij welk makelaarskantoor de woning verkoopt, zoals dat in de advertentie staat. Daarmee tellen wij hoeveel verklaringen een kantoor kreeg. Die telling bevat geen gegevens over jou: geen naam, geen adres, geen woning.
9.4 Doorgifte buiten de EU
Een deel van onze leveranciers zit in de Verenigde Staten of hoort bij een Amerikaans bedrijf: Anthropic, Supabase, Vercel, Resend, Google, Meta (WhatsApp) en ElevenLabs. De doorgifte gebeurt op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, of het EU-US Data Privacy Framework. Bij Bird gelden de standaardcontractbepalingen voor doorgifte buiten de EER. Whereby zit in Noorwegen, binnen de EER. Je kunt een kopie van die waarborgen bij ons opvragen.
10. Gepseudonimiseerd gebruik en onze kwaliteitscontrole
Kwaliteitscontrole met taxatierapporten. Laat je via ons een taxatie doen, dan bewaren wij de marktwaarde uit het rapport bij de woning. Daarmee meten wij hoe goed onze eigen waardebepaling was. Wij bewaren daarbij geen naam en geen contactgegevens, maar het adres blijft eraan gekoppeld: het zijn dus gepseudonimiseerde gegevens. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang. Wij delen ze niet. In wat wij erover naar buiten brengen, is nooit een woning of persoon herkenbaar.
Producten verbeteren. Wij kunnen gegevens uit biedadviezen, waarderingen en opdrachten — zoals woningkenmerken en uitkomsten — gebruiken om onze rekenmethode en dienstverlening te verbeteren en om trends te analyseren. Dat doen wij zonder naam of contactgegevens. Waar het adres van de woning erbij blijft, zijn het gepseudonimiseerde gegevens en is de grondslag ons gerechtvaardigd belang.
11. Hoe lang wij gegevens bewaren
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Je dossier | 24 maanden nadat er voor het laatst iets in gebeurde; daarna nog 30 dagen bedenktijd, dan opgeruimd |
| Je gesprek met Timo (website en WhatsApp) | 12 maanden |
| Voorbeelden uit een gesprek in een werkbon van onze agents (§6.1) | tot het probleem is opgelost, hoogstens 12 maanden; daarna alleen wat er misging, zonder de voorbeelden |
| Het weekoverzicht van onze agents voor de directie (§6.1) | 12 maanden |
| Facturen en betalingen | minstens 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Tellers met ip-adres | 7 dagen |
| Documenten die je laat lezen | niet bewaard |
| Je eigen foto's van een bezichtiging | hoogstens 1 jaar; zonder toestemming hoogstens 1 dag |
| De uitslag van die foto's (tekst) | zolang je dossier bestaat |
| Wat je in de bezichtigingsmodus vastlegt (punten, notities als tekst, metingen als getal) | 1 jaar |
| Een spraakbericht via WhatsApp | niet bewaard; de uitgeschreven tekst 1 jaar |
| Een foto voor de foto-triage, een plattegrond die je uploadt, de maten van je meubel | niet bewaard |
| Wat de foto-triage zei, de uitslag van het plekrisico en de advertentie-lezer, de termijnen die je laat bewaken | zolang je dossier bestaat |
| Je aankopen en wat je onder de Zoektochtpas gebruikte | minstens 7 jaar, zoals de betaling |
| Zoekabonnement | zolang het loopt, en daarna nog 30 dagen; wat op de facturen hoort 7 jaar |
| Rapporten van een opdracht | 1 jaar na oplevering; wat op de factuur hoort 7 jaar |
| Accounts van zakelijke gebruikers | zolang het account bestaat; daarna alleen wat op facturen hoort, 7 jaar |
| Telefoongesprekken van ons team met kantoren (de tekst) | 12 maanden |
| Zakelijke contactgegevens van kantoren | zolang het doel bestaat; weg bij bezwaar, bij een adres dat niet meer werkt of een kantoor dat uit het Handelsregister is |
| Het logboek van gebeurtenissen | zolang je dossier bestaat |
| Biedklaar-verklaringen die je maakte (wat erop stond, voor de echtheidscode) | zolang je dossier bestaat |
| Toegangslogs van de hosting | kort, voor beveiliging en storingen |
| Bezoekersstatistiek (§13) | de code per bezoeker 24 uur; de aantallen per pagina 12 maanden |
Wordt een dossier opgeruimd, dan gaan je naam, je contactgegevens en het gesprek weg. Hangen er facturen aan, dan blijft alleen staan wat op die factuur hoort: de opdracht, het adres en het bedrag. De fiscale bewaarplicht gaat vóór een verwijderverzoek.
12. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Onder meer:
- alle verbindingen zijn versleuteld (https);
- onze database staat in de EU en is afgeschermd: er komt niets uit zonder een sleutel die alleen onze server heeft;
- medewerkers hebben smalle rollen en zien alleen wat hun werk vraagt; wie meer nodig heeft, krijgt een andere rol en niet meer rechten;
- links naar een dossier zijn ondertekend, kunnen verlopen en zijn in te trekken; je ziet wie een link heeft aangenomen;
- inloggen is begrensd tegen misbruik;
- wij maken back-ups: elke dag bij onze databaseleverancier in de EU, en elke week een eigen kopie op een versleutelde schijf in Nederland. Het terugzetten van de database is beproefd.
Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden wij dat aan de Autoriteit Persoonsgegevens en — als het voor jou risico's heeft — aan jou, zoals de wet vraagt.
13. Cookies
Wij gebruiken alleen functionele cookies: cookies die nodig zijn om de site te laten werken. Daar is geen toestemming voor nodig.
| Cookie | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
| dossier_… | je ingelogd houden in je dossier | 180 dagen |
| adviseur_sessie, makelaar_sessie, vakpartner_sessie, partner_sessie, datapartner_sessie | ingelogd blijven in een portaal | 8 uur, of 30 dagen als je kiest voor "onthouden" |
| beheer_sessie, beheerzoek, beheer_klantzoek | alleen voor medewerkers van Estimo | 8 uur; zoektermen 1 uur |
| beheer_meekijken | alleen voor medewerkers van Estimo | 30 minuten |
| estimo_voorproef | alleen voor ons team, om de site vóór de start te bekijken | 30 dagen |
Daarnaast bewaart je browser een paar instellingen lokaal (bijvoorbeeld welke uitleg je al hebt dichtgeklapt). Die gaan niet naar ons.
Wij gebruiken geen cookies voor statistiek, advertenties of het volgen van je gedrag op andere sites. Wel tellen wij, zonder cookie:
- langs welke weg je op de site kwam: de vorige pagina en de bron in de link;
- hoeveel mensen welke pagina bekijken, met Vercel Web Analytics. Vercel maakt daarvoor van je ip-adres en browser een code die na 24 uur vervalt. Zo zien wij aantallen, landen, soort apparaat en de site waar je vandaan kwam, maar niet wie je bent en niet wat je op een andere dag deed. Een adres met een persoonlijke code, zoals de link naar je dossier, gaat niet mee: daarvan telt alleen dát er een dossier is bekeken. Wat je in een zoekveld of formulier typt, gaat ook niet mee.
Komen er ooit cookies voor statistiek of advertenties bij, dan vragen wij eerst je toestemming en passen wij dit beleid aan.
14. Je rechten
Je kunt je gegevens inzien, laten corrigeren, laten verwijderen, beperken, meenemen, en bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken; wat er daarvoor al gebeurde, blijft rechtmatig. Stuur een bericht naar hallo@estimo.nl. Wij reageren binnen een maand.
Bezwaar tegen het benaderen voor een samenwerking (zakelijke contactpersonen) honoreren wij altijd.
Wat er bij een verwijderverzoek gebeurt: wij leggen het vast en voeren het zo snel mogelijk uit, na veertien dagen en in elk geval binnen een maand. Die veertien dagen zijn er zodat een vergissing terug te draaien is; je kunt je verzoek in die periode intrekken. Daarna krijg je te horen wat er precies is gebeurd — inclusief wat er is blijven staan en waarom.
15. Klachten
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten via hallo@estimo.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16. Wijzigingen
Wij passen dit beleid aan als de dienst verandert. De datum bovenaan zegt wanneer dat voor het laatst gebeurde. Verandert er iets wezenlijks aan wat wij met je gegevens doen, dan laten wij dat vooraf weten.